در دنیای پیچیده و رقابتی امروز که بسیاری از آن به عنوان عصراطلاعات و ارتباطات یاد می کنند، دیگر هیچ سازمانی بدون وجود یک «نظام ارتباطی» مؤثر، نمی تواند به حیات و پویایی خود ادامه دهد.
در بسیاری از سازمان ها، محور ایجاد و راهبری این نظام ارتباطی، روابط عمومی ها هستند.
این اصل که سرنوشت سازمان ها در دست روابط عمومی هاست امروز به عنوان یک اصل مقبول و شناخته شده است.
کلیدی بودن نقش و جایگاه روابط عمومی ها نیز دیگر(حداقل در بین صاحبنظران علم مدیریت و روابط عمومی) امری بدیهی و مورد پذیرش است.
آنچه ما اکنون به عنوان روابط عمومی، چه از نظر اصطلاح و چه از نظر حرفه می شناسیم، برای نخستین بار در سال 1332 هجری شمسی در نمودار سازمانی شرکت سهامی تصفیه ی نفت ایران که در آبادان مستقر بود، با عنوان اداره روابط عمومی پدیدار شده است. در میان مؤسسات و سازمان های بخش خصوصی و دولتی در ایران، شرکت ملی نفت ایران، برای اولین بار و پیش از همه، دفتر روابط عمومی تاسیس نمود. در شرکت سابق نفت ایران و انگلیس تا سال 1330 یک دفتر اطلاعات و مطبوعات وجود داشت، و این دفتر رابط بین این شرکت و مطبوعات بود. پس از ملی شدن صنعت نفت، دفتری تحت همان عنوان در شرکت ملی نفت ایران تشکیل شد و عنوان همین دفتر بود که بعدها به روابط عمومی تبدیل شد.(میرسعید قاضی، 1377، 35)
صنعت پتروشیمی به عنوان یکی از مهمترین صنایع کشور که نقشی اساسی و تعیین کننده در اقتصاد مقاومتی و خلق ثروت ملی دارد، برای ادامه روند حرکتی خود و دستیابی به موارد زیر، به وجود یک تشکیلات روابط عمومی فعال و قدرتمند نیاز دارد.
• ایجاد توان رقابتی در شرکت
• معرفی توانایی ها و خدمات و دستاورد های شرکت
• ارتباط با رسانه ها
• توسعه ارتباطات درون و برون سازمانی در شرکت
• تأثیر گذاری و هدایت افکارعمومی مخاطبان شرکت
• ایجاد تصویری مثبت و شفاف از شرکت در اذهان مخاطبان
• چاره اندیشى برای پیشگیری از بروز بحران های گوناگون
• و...
معروف است که:
روابط عمومی ها، چشم سازمان هستند برای بهتر دیدن، گوش سازمان هستند برای بهتر شنیدن و زبان سازمان هستند برای بهتر سخن گفتن.
شرکت ملی پتروشیمی ایران در حال حاضر یک ساختار روابط‌عمومی دارد و در هر یک از شرکت های پتروشیمی در سطح کشور نیز ادارات روابط عمومی فعال هستند.
بر اساس مطالعات و بررسی های اولیه ، روابط عمومی های صنعت پتروشیمی جایگاه مطلوبی نداشته و بیشتر به نهاد تشریفاتی و تبلیغاتی تقلیل یافته است .
بر همین اساس
ضرورت انجام یکسری اصلاحات اساسی در تشکیلات روابط عمومی این مجموعه کاملا احساس می شود. برای انجام این امر خطیر اولین قدم بررسی وضع موجود و تشخیص چالش ها، موانع و مشکلات موجود است.
برخی از ضعف ها و مشکلاتی که درنگاه اول، به نظر می رسد در روابط عمومی شرکت های پتروشیمی وجود دارد، عبارتند از:
- غیرمرتبط بودن رشته تحصیلی مدیران و کارشناسان روابط عمومی
- عدم وجود امکان تحصیل و شرکت در دوره ها، سمینارها و کارگاه های آموزشی ضمن خدمت
- عدم وجود شرح وظایف کاربردی و معین و متناسب برای روابط عمومی شرکت ها
- عدم وجود اعتقاد مدیران ارشد به توانایی روابط عمومی ها
- عدم وجود نظام گزینشی مناسب برای جذب مدیران و کارشناسان روابط عمومی
- عدم وجود اعتبارات مالی لازم و مورد نیاز
- عدم شناخت کافی مدیران و کارشناسان روابط عمومی از اهداف و وظایف خود
و...
راهکار پیشنهادی:
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
قدم دوم:
انجام یک کار مطالعاتی عمیق و تدوین «الگوی کارا و مؤثر روابط عمومی شرکت های پتروشیمی»
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
1- تقویت بنیه علمی کارگزاران روابط عمومی در شرکت های پتروشیمی:
ضرورت برنامه ریزی برای تقویت بنیه علمی و بازآموزی هدفمند مدیران و کارشناسان روابط عمومی در سطح شرکت های پتروشیمی بسیار زیاد است. انجام اینکار می تواند در ارتقاء جایگاه و فعالیت های روابط عمومی در این مجموعه بسیار مؤثر باشد.
حضور در جشنواره ها، برگزاری دوره ها و کارگاه های آموزشی، نشست ها و سمینار های علمی، فراهم آوردن امکان تحصیل مدیران و کارشناسان روابط عمومی در دوره های آکادمیک، دانشگاهی و حتی کوتاه مدت، فراهم آوردن امکانات لازم برای شرکت در دوره ها و سمینارها و همایش های علمی و آموزشی مرتبط برای مدیران و کارشناسان روابط عمومی و...از جمله کارهایی است که در این زمینه می توان انجام داد.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
2- مدیران ارشد شرکت های پتروشیمی باید به قابلیت های
روابط عمومی معتقد باشند و کارگزاران روابط عمومی نیز باید از این امکان بیشتر بهره برداری نمایند.
برای بهتر شدن دیدگاه مدیران ارشد شرکت های پتروشیمی نسبت به روابط عمومی، باید در گردهمایی هایی که با حضور این مدیران برگزار می شود، در یک اقدام هماهنگ و هدفمند، سخنرانی ها، کارگاه ها و دوره هایی آموزشی و ترویجی با موضوع روابط عمومی، ارتباطات، افکار عمومی، شیوه های مذاکره و تأثیرگذاری بر دیگران، مدیریت بحران و... برگزار شود تا به مرور زمینه‌های لازم فکری و عقیدتی و یا به عبارت دیگر «بهبود نگرش و طرز تلقی آنان نسبت به روابط عمومی» فراهم آید.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
3- توسعه تجهیزات و ملزومات ادارات روابط عمومی در شرکت های پتروشیمی
هرچند بررسی ها و مشاهدات اولیه نشان می دهد به طور کلی وجود مانعی با عنوان کمبود امکانات و تجهیزات در شرکت های پتروشیمی کم رنگ می باشد، اما برای داشتن یک روابط عمومی قدرتمند در شرکت های پتروشیمی وجود تجهیزات و امکانات به روز و دانش استفاده از آنها باید فراهم باشد.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
4- برنامه عملیاتی – بودجه کافی
بی تردید ضرورت داشتن برنامه های عملیاتی سالیانه (متناسب با اهداف هر شرکت) و دریافت اعتبارات مالی کافی برای اجرای این برنامه ها کاملا روشن است.
لذا به نظر می رسد برای ارتقای جایگاه روابط عمومی ها و هدفمند بودن برنامه های آنها، لازم است همه ادارات روابط عمومی در شرکت های پتروشیمی با توجه به شرایط و نیازهای مجموعه خود، ضمن تهیه برنامه های بلند مدت، باید به طور سالیانه برای خود برنامه مشخص و کاربردی تهیه و تدوین نمایند و با هماهنگی رئیس شرکت، اعتبارات مالی لازم برای آن را از محل های «مطمئن» تامین نمایند و در نهایت به این برنامه ها وفادار بوده و براساس آن عمل نمایند.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
5- دادن اختیارات لازم به مدیران و کارشناسان روابط عمومی
در سطح شرکت های پتروشیمی
لازم است پس از ارائه آموزش های لازم و ارتقاء مدیران و کارشناسان ادارات روابط عمومی شرکت های پتروشیمی، اختیارات لازم به آنها داده و به همین نسبت از آنان بازدهی خواسته شود.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
7- توسعه منابع انسانی
در ادارات روابط عمومی شرکت های پتروشیمی
با عنایت به مشاهداتی همچون:
- حرفه ای نبودن کارکنان و کارشناسان ادارت روابط عمومی درسطح شرکت های پتروشیمی
غیر مرتبط بودن تحصیلات مدیران روابط عمومی شرکت های پتروشیمی
می توان گفت: نمودار و ترکیب نیروی انسانی در ادارات روابط عمومی شرکت های پتروشیمی مناسب نیست و ضرورت دارد برای این معضل چاره ای اندیشیده شود و توسعه فراگیر و همه جانبه نیروی انسانی در ادارات روابط عمومی باید به طور جدی در دستورکار مدیران ارشد شرکت های پتروشیمی قرار گیرد.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
8- تخصص گرایی و عدم جابجایی
کارگزاران روابط عمومی در شرکت های پتروشیمی
لزوم تخصص گرایی و سرمایه گذاری بیشتر بر روی منابع انسانی ادارات روابط عمومی شرکت های پتروشیمی و جلوگیری از جابجایی های مکرر افراد در بخش های مختلف شرکت باید همواره مد نظر مدیران ارشد شرکت های پتروشیمی باشد.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
9- استفاده از نیروهای باسابقه و با تجربه
در ادارات روابط عمومی شرکت های پتروشیمی
برای موفقیت روابط عمومی ها در سازمان، در الویت قرار دادن حمایت از نیروهای با تجربه، ایجاد انگیزه در آنها برای ماندن و ادامه فعالیت در روابط عمومی، استخدام مدیران و کارشناسان با تجربه در زمینه فعالیتهای روابط عمومی از نیازهای اساسی این اداره است که باید در برنامه ریزیهای سازمان در زمینه ارتقاء جایگاه ادارات روابط عمومی جهاددانشگاهی، باید در اولویت قرار گیرد.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
10- لازم است مسئولیت ادارات روابط عمومی شرکت های پتروشیمی
به افراد با سابقه تر سپرده شود.
به دلیل پیچیدگی های موجود در کار روابط عمومی، حساسیت و اهمیت کار این ادارات بالا رفته و نمی توان وظیفه مدیریت روابط عمومی ها را به یک فارغ التحصیل جدید رشته روابط عمومی و یا فردی با تجربه مهارت های ارتباطی اندک، سپرد.
بنابراین پیشنهاد می شود مدیران ارشد شرکت های پتروشیمی برای رسیدن به اهداف شرکت خود در حوزه فعالیتهای روابط عمومی در استخدام نیروهای ادارات روابط عمومی حداقل مدیران این ادارات را از بین افراد باتجربه در زمینه روابط عمومی انتخاب نمایند و از انتقال نیروهای با تجربه روابط عمومی به دیگر بخشهای شرکت بپرهیزند و به آنان انگیزه ی کافی برای ماندن و ادامه فعالیت در روابط عمومی را بدهند.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
11- ترویج و نهادینه کردن فرهنگ مطالعه (کتابها و منابع تخصصی)
به روش های مختلف
لزوم فراهم آوردن مطالعه کتابهای تخصصی رشته های مرتبط با روابط عمومی و ارتباطات در ادارات روابط عمومی و ایجاد راهکارهایی برای تشویق و ترغیب مطالعه کارگزاران روابط عمومی، ضروری به نظر می رسد.
قدم اول:
برنامه ریزی و اجرای یکسری برنامه های کوتاه مدت
12- بازنگری در شرح وظایف فعلی روابط عمومی
و تعیین شرح وظایف روشن و کاربردی متناسب با نیازهای شرکت های مختلف
برای افزایش کارایی روابط عمومی و همچنین برای مشخص شدن متصدیان اصلی کارها و امور مختلف در شرکت های پتروشیمی، پیشنهاد می شود چارچوبها و حیطه وظایف و مسئولیت های روابط عمومی شفاف تر شود.
قدم دوم:
انجام یک کار مطالعاتی عمیق و تدوین «الگوی کارا و مؤثر روابط عمومی شرکت های پتروشیمی
لازم است همزمان با کارهای کوتاه مدت، ضمن «بررسی موانع موجود در روابط عمومی شرکت های پتروشیمی، از دیدگاه مدیران و کارشناسان روابط عمومی»، با ارائه راه حل ها و پیشنهاداتی کاربردی، به یک «الگوی کارا و مؤثر» در مورد روابط عمومی شرکت های پتروشیمی دست یابیم تا از طریق اجرا و پیاده سازی آن، بتوان بسترهای ایجاد تغییر و تحول تشکیلات روابط عمومی در این صنعت فراهم شود.