مبانی سیستم اثربخش ارزشیابی عملکرد کارکنان

در سال‌های اخیر به نقش ارزشیابی عملکرد توجه زیادی معطوف شده است. به عقیده صاحب‌نظران یک سیستم اثربخش ارزشیابی عملکرد می‌‌تواند انبوهی از مزیت‌ها را برای سازمان‌ها و کارکنان آن‌ها ارزانی دارد.

لانجنکر و نیکودیم[1] (1996)، بیان کرده‌اند که سیستم ارزشیابی عملکرد؛

 الف) بازخورد عملکردی مشخصی را برای بهبود عملکرد کارکنان فراهم می‌آورد،

 ب) الزامات کارآموزی کارمند را معین می‌کند،

 ج) زمینه توسعه کارکنان را فراهم و تسهیل می‌کند،

 د) بین نتیجه‌گیری پرسنلی و عملکرد ارتباط نزدیکی برقرار می‌نماید

 هـ) انگیزش و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد.

همچنین رابرتس و پاولاک[2] (1996) معتقدند که ارزشیابی عملکرد برای مقاصد متعدد سرپرستی و توسعه‌ای ازجمله، الف) برای ارزشیابی عملکرد فردی برحسب نیازهای سازمانی، ب) پیش‌بینی بازخورد به کارکنان در جهت اصلاح یا تقویت رفتار آن‌ها و ج) تخصیص پاداش و ارتقای شغلی افراد، مورداستفاده قرار می‌گیرد.

          درعین‌حال، امروزه بسیاری از نظام‌های منابع انسانی و مدیریت معمول، مناسب به نظر نمی‌رسند و الگوهای قدیمی ناکارآمد تلقی می‌شوند. طی دهه اخیر، بسیاری از سازمان‌ها دریافته‌اند که در عمل فاقد نظام ارزشیابی عملکردی که بتوان از طریق آن اولویت‌ها و اهداف خود را به کارکنان انتقال داد و بهسازی آن‌ها را پی گرفت، هستند. انسان به دلیل گستردگی حیطه‌های شناختی و استفاده از ابزار‌های مختلفی نظیر احساس، مشاهده، ادراک، تجربه و قدرت تعلق و تفکر در موضوعات مختلف به‌ویژه در ارزیابی و تفسیر رفتار و عملکرد کارکنان حساس بوده و مجموعه این عوامل کار دستیابی مدیران به ارزیابی عملکرد مؤثر را تحت‌الشعاع قرار داده است (استردویک[3] ،2005 ص10).   با توجه به مطالب یادشده سؤال اصلی مطالعه حاضر این است که عوامل و ویژگی‌های مؤثر بر اثربخشی نظام ارزشیابی عملکرد کارکنان چیست؟ و برای دستیابی به پاسخ این سؤال کلی سؤال‌های ویژه زیر مطرح‌شده است.

1.      مفهوم عملکرد و ارزشیابی آن از دیدگاه صاحب‌نظران چیست؟

2.      رویکردها و روش‌های ارزشیابی عملکرد کدم‌اند؟

3.      خطاهای بالقوه در ارزشیابی عملکرد کارکنان چیست.

4.     ویژگی‌های دستگاه‌های اثربخش ارزشیابی عملکرد چیست؟

مفهوم ارزشیابی عملکرد

          برای درک مفهوم ارزشیابی عملکرد بایستی ابتدا مفهوم عملکرد را دریابیم. عملکرد به درجه انجام وظایفی که شغل یک کارمند را تکمیل می‌کند اشاره دارد (بارز و رو[4]، 2008:ص 216) و نشان می‌دهد که چگونه یک کارمند الزامات یک شغل را به انجام می‌رساند. عملکرد اغلب با «تلاش» که اشاره به صرف انرژی دارد یکسان تلقی می‌شود، اما عملکرد بر اساس نتایج فعالیت‌ها اندازه‌گیری می‌شود.

برای مثال یک دانشجو ممکن است تلاش زیادی را در آماده شدن برای آزمون بکار گیرد اما نمره کمی دریافت کند در این مورد تلاش زیادی صورت گرفته اما عملکرد پایین بوده است. به عقیده بارز ورو (2008ص217) عملکرد افراد در یک موقعیت می‌تواند به‌عنوان نتیجه ارتباط متقابل بین: الف) تلاش، ب) توانایی‌ها و ج)ادراکات نقش تلقی شود. «تلاش»، که از برانگیختگی نشاءت می‌گیرد اشاره به میزان انرژی (فیزیکی یا ذهنی) که یک فرد در انجام وظیفه استفاده می‌کند دارد. «توانایی‌ها»، ویژگی‌های شخصی مورداستفاده درانجام یک شغل هستند و «ادراکات نقش» به مسیرهایی که افراد باور دارند بایستی تلاش‌هایشان را در جهت انجام شغلشان هدایت کنند، اشاره می‌کند. نو و دیگران[5] (2008، ص 345) عملکرد را ناشی از ویژگی‌های شخصی، مهارت‌ها و نظیر آن می‌دانند همان‌طور که شکل 1 نشان می‌دهد این ویژگی‌ها از طریق رفتار کارکنان به نتایج عینی تبدیل می‌شوند. درواقع کارکنان تنها درصورتی‌که دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگی‌های ضروری برای انجام یک شغل را داشته باشند می‌توانند رفتارشان را نشان دهند.

شکل 1. مدل ارزیابی عملکرد در سازمان‌ها

دیگر مؤلفه‌ اساسی مدل نو و همکاران، استراتژی‌های سازمانی است. اغلب ارتباط بین مدیریت عملکرد و استراتژی‌ها و اهداف سازمان نادیده گرفته می‌شود. نهایتاً مدل یادشده اشاره می‌کند که محدودیت‌های موقعیتی نیز نقش اساسی در عملکرد افراد ایفا می‌نماید. همان‌طور که قبلاً ذکر شد، افراد ممکن است رفتار مناسبی انجام دهند اما نتایج مناسبی کسب نکنند. بنابراین، کارکنان بایستی دارای ویژگی‌های مشخصی برای انجام مجموعه‌ای از رفتارها و دستیابی به برخی نتایج باشند و به‌منظور دستیابی به مزیت‌های رقابتی، ویژگی‌های، رفتارها و نتایج بایستی به استراتژی‌های سازمانی گره‌زده شوند.

با این تفاسیر می‌توان ارزیابی عملکرد را به‌عنوان فرآیند ارزیابی و برقراری ارتباط با کارکنان در نحوه انجام یک شغل و استقرار برنامه بهبود آن تعریف نمود[6]. در این صورت ارزیابی عملکرد نه‌تنها به کارکنان اجازه می‌دهد که بدانند عملکردشان چگونه است.بلکه بر سطح تلاش و مسیر آینده‌شان تأثیر می‌گذارد.

همچنین کارل و دیگران[7]  ارزشیابی عملکرد را فرایند مداوم ارزیابی و مدیریت رفتار و بروندادهای انسانی در محل کار تعریف کرده‌اند. و به عقیده فوت و هوک[8] (1999 ص 105) ارزشیابی کارکنان عبارت است از: فرآیند رسمی برای سنجش و ارائه بازخورد به کارکنان در مورد خصوصیات و نحوه انجام فعالیت‌هایشان و همچنین شناخت استعدادهای بالقوه آنان به‌منظور شکوفایی آن‌ها در آینده.

اهداف ارزشیابی عملکرد

          اگرچه مفهوم مدیریت عملکرد، مفهوم جدیدی به‌حساب می‌آید، اما ارزشیابی عملکرد طی چند دهه گذشته ازجمله بحث‌انگیزترین خدمات کارکنانی و فعالیت‌های مدیریتی بوده است و می‌توان گفت که مدیریت عملکرد با مطرح ساختن مجموعه‌ای از دیدگاه‌ها و برانگیختن احساسات گوناگون، یکی از پیچیده‌ترین فعالیت‌ها و فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است.در بسیاری از سازمان‌ها، ارزشیابی عملکرد، بخش جدایی‌ناپذیر برنامه‌های مدیریت منابع انسانی و ابزار بسیار کارآمد در توسعه حرفه‌ای محسوب می‌شود و برای مقاصد متعددی مورداستفاده قرار می‌گیرد. به عقیده برناردین[9] (2003 ص 144) اطلاعات حاصل از اندازه‌گیری عملکرد به‌طور گسترده‌ای برای؛ جبران خدمت، بهبود عملکرد و مستندسازی بکار می‌رود. همچنین می‌توان از آن در تصمیمات مربوط به کارکنان (نظیر: ارتقاء، انتقال، اخراج و انفصال از خدمت)، تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی، توسعه کارکنان، تحقیق و ارزشیابی برنامه، استفاده نمود.

 ایوانسویچ[10] (2007 ص 253) اهداف ارزشیابی کارکنان را در: توسعه کارکنان، ایجاد انگیزه، برنامه‌ریزی نیروی انسانی و استخدام و ایجاد ارتباطات مؤثر بین کارکنان و سرپرستان برشمرده است. اسنل و بولندر[11] (2007، ص 333) و نو و دیگران( 2008 ص 347) نیز اهداف ارزشیابی کارکنان را به 2 دسته اهداف توسعه‌ای و اهداف اداری- اجرایی تقسیم کرده‌اند شکل 2 بیانگر موارد به‌کارگیری نتایج ارزشیابی عملکرد به تفکیک اهداف توسعه‌ای واداری- اجرایی است.

شکل 2. اهداف ارزشیابی عملکرد

نظام‌های مدیریت عملکرد که به‌طور مستقیم به سیستم پاداش سازمان در ارتباط است، انگیزه قوی برای کارکنان فراهم می‌آورد تا در راستای دستیابی به اهداف سازمانی به‌طور سالیانه و خلاقانه‌ای تلاش نمایند. مادامی‌که سیستم مدیریت عملکرد به‌طور مناسب طراحی و اجرا شود، نه‌تنها به کارکنان اجازه می‌دهد که کیفیت عملکرد فعلی نشان را بدانند، بلکه اقداماتی را که بایستی در جهت بهبود عملکردشان به انجام رسانند را روشن می‌سازد.