هدف برنامه‌ریزی منابع انسانی تجزیه و بررسی تعادل عرضه و تقاضا با یک روش ساختاریافته است، این امر با یک تصویر روشن و با حرکت سریع باتوجه به آینــده آغاز می گردد و مقصود آن است که زمینه های عملی را به عنوان یک نتیجه، تجزیه وتحلیل و تعیین کرد. در برنامه‌ریزی منابع انسانی ما به شناخت اعضا و مهارتهای موردنیاز برای انجام وظایف روزمره و تغییراتی که ممکن است ظرفیت کار را در آینده و حجم فعالیتهای تعهد شده را تغییر دهد نیازمندیم. این درک خوبی از استراتژی و برنامه های تجاری جزئی تر را دربرمی گیرد. بعد از آن ما باید وضعیت عرضه نیروی انسانی را ازنظر فهرست موجودی نیروی انسانی جاری و نیازهای آنان که چقدر باید تغییر کند را درنظر داشته باشیم. این موضوع بیانگر آن است که سازمانها نیاز به شناخت دقیق از اعضا و ویژگیها و روابط بین آنان با سازمان دارد.
برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی فرایندی است درجهت برقراری اهداف منابع انسانی و توسعه استراتژی های منابع انسانی برای نیل به اهداف و سیاستها ازطریق بسیج، توسعه و نگهداری منابع انسانی. برنامه‌ریزی منابع انسانی با مفاهیم محیط و عملیات سازمان در ارتباط بوده و شامل عوامل داخلی وخارجی می شود. عوامل خارجی همچون فشارهای اقتصادی، تغییرات تکنولوژی، قوانین و مقررات، وضعیت سیاسی، بازار نیروی کار و آموزش، عوامل داخلی شامل اهداف و مقاصد سازمان، فرهنگ، ساختار، منابع انسانی و ذینفعان می گردد. برنامه‌ریزی منابع انسانی ویژگیهای ممتاز و مشخصه ذیل را داراست.
آگاهی: مفروضات روشن و آشکار را در مبحث منابع انسانی به وجود آورد؛
تحلیلی: بر یک سری قضاوتها و واقعیات متکی است؛
هدف گرایی: ابزاری برای تصمیم گیری سازمانی درجهت نیل به اهداف منابع انسانی بویژه مقاصد سازمانی است؛
چشم انداز به آینده: مسائل منابع انسانی را پیش بینی و آینده نگری می کند؛
اجتماعی یا جمع گرایی: بر گروهها توجه دارد نه به افراد؛
کمی : به افراد و اعضای سازمان توجه می کند.
چرا سازمانها برنامه‌ریزی منابع انسانی را به کار می برند؟ دلایلی وجود دارد که سازمانها خود را بــا برنامه‌ریزی منابع انسانی سازگار می سازند:
خوش بینی نسبت به استفاده از منابع و یا انعطاف پذیری بیشتر منابع؛
کسب و پرورش مهارتهایی که برای توسعه ضروری است؛
تعیین و تبیین مشکلات بالقوه؛
به حداقل رساندن فرصت تصمیم گیریهای نامناسب؛
درک و شناخت از وضع موجود به منظور مواجه با آینده؛
مفروضات چالشی و تفکر آزاد؛
اتخاذ تصمیمات آشکار که می تواند چالشی گردد؛
پیــوند میان برنامه های منابع انسانی با برنامه های کسب و کار؛
هماهنگــــی و انسجام بین اعمال تصمیم گیریهای سازمانی؛
به دست آوردن کنترل واحدهای عملیاتی سازمان.
بــه طور خلاصه سازمانها به آسانی با برنامه‌ریزی منابع انسانی به طرق زیر سازگار می شوند:
برنامه‌ریزی اساسی (بنیادی): این برنامه‌ریزی بیانگر آن است که برنامه‌ریزی منابع انسانی دارای اثر علمی است؛
برنامه‌ریزی فرایندی: این نوع برنامه‌ریزی نشانگر آن است که برنامه‌ریزی منابع انسانی دارای فرایند سودمندی برای سازمان است؛
برنامه‌ریزی سازمانی: این نوع برنامه‌ریزی، منابع و مسائل سازمانی را دربرمی گیرد. برنامه‌ریزی منابع انسانی هدفهای مشخص و معینی را برای سازمانها دارد، واضح ترین آن تصمیم گیری درمورد منابع انسانی است که ازطریق تلاش درجهت منبع یابی منعطف تر با نوآوری، الگوهای ساعات کاری و اشکال قراردادهای کاری به وضوح مشاهده می شود. برخی از سازمانها به ارتقا تواناییهایشان ازطریق نقل و انتقال کارکنان (گردش شغلی) و بعضی دیگر به مهارتهای کمیاب و درحال پرورش آنها در دوره بلنــدمدت تمایل نشان می دهند. برنامه‌ریزی منابع انسانی به همه سازمانها اجازه می دهد روش تفکر و مفروضاتی را که براساس آنها تصمیم گیری می شود را چالشی کنند. به علاوه، بدون تفکر آگاهانه این شالوده فکری شکل نخواهدگرفت. آن فرصتی را برای سازمانها فراهم می آورد که رؤسای آنها به طور معمولی مواردی که در آینــــده به آن توجه می کنند را درنظر داشته باشند.
فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی مزایایی را برای کلیه سازمانها بویژه برای سازمانهایی دارد که سازماندهی مجدد را انجام می دهند و آنهایی که قدرت تصمیم گیری را به واحدهای عملیاتی واگذار کرده اند. درحالی که شایستگی بایستی در فعالیتهای سازمان تبلور یابد ولی خوش بینی به منابع مزایایی برای سازمان به همراه دارد. برنامه‌ریزی منابع انسانی می تواند به عنوان یک سازوکار نفوذ و هماهنگی برای بخشهای مختلف تجاری و بازرگانی مدنظر قرارگیرد. ارتباطات و هماهنگی روشی است که ازطریق آن استراتژی تجاری شناسایی و با استراتژی منابع انسانی پیوند برقرار می کند. ما شاهد آن هستیم کــــه سازمانها نظامهای برنامه‌ریزی منابع انسانی را به دلایل فرایندی و سازمانی به کار می برند. یکی از مواردی که در اداره موفقیت آمیز منابع کاربرد دارد، دیدگاه سیستمی و منسجم نسبت بـــه سازمان و برنامه‌ریزی منابع انسانی است.
موانع موجود
سازمانها بایستی موانعی که در اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی وجود دارد را شناسایی و در رفع بــه موقع آن اقدام کنند. عمده ترین موانع موجود در برنامه‌ریزی منابع انسانی عبارتند از:
بدبینی نسبت به برنامه‌ریزی و پیش بینی در موارد خاص؛مقاومت واحدهای عملیاتی در مقابل دخالتهای واحدهای مرکزی؛عدم ارتباط بین فعالیتهای مختلف در فرایند برنامه‌ریزی، بخصوص بین برنامه‌ریزی تجاری، مالی و پرسنلی؛تضاد و تعارض در مجموعه منابع انسانی که توسط واحـــدهای مالی و پرسنلی به وجود می آید؛ ایجاد استراتژی به وسیله برنامه‌ریزی تجاری که رابطه ای بین بودجه ریزی مالی و برنامه‌ریزی منابع ندارد؛به علت عدم ارتباط استراتژیک بین فرایندهای برنامه‌ریزی و بودجه ریزی، نمی توان استراتژی های عملی را به هدف نزدیک تر کرد. در برنامه‌ریزی منابع انسانی برای ارزیابی احتیــــاجات آتی از فنون نامناسبی استفاده می شود ؛ برای پیش بینی آینده منابع انسانی از خط روند گذشته استفاده می گردد؛ برنامه‌ریزی منابع انسانی بعد از برنامه‌ریزی عملیاتی به وسیله موسسات اجرا می شود؛در برنامه‌ریزی منابع انسانی توجه کافی به جنبه های کیفی (توسعه مهارتهای خاص و عملکرد بالقوه افراد) نمی شود؛برنامه‌ریزی منابع انسانی تا اندازه زیادی به عنوان یک موضوع اجرایی کوتاه مدت موردتوجه قرار می گیرد.
اگر واحدهای ستادی و عملیاتی شرکت با هم درگیر و نسبت به هم بدگمان باشند این مسائل و مشکلات حادتر خواهدشد، پس عامل تحریک کننده چنین درگیری و مشکلاتی، بدگمانی به برنامه‌ریزی و اعتماد نداشتن واحدها به یکدیگر است.
الگوهای استراتژیک منابع انسانی
الگوی برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی مفهومی برای انسجام برنامه‌ریزی منابع انسانی و برنامه‌ریزی استراتژیک موسسه است. این الگو با هدف و مفهوم کاربردی که بیانگر استقلال سازمانی است طراحی و در سطوح متفاوت ساختارهای سازمانی می تواند به کار رود. اهداف و مقاصد الگو به شرح زیر است:
مشارکت در بهبود کلی عملکرد سازمانی؛
نمایش اهمیت نقش منابع انسانی. نقش فعال در توسعه منابع انسانی موردی است که از بهبود مستمر سازمانها حمایت می کند؛
ایجاد ارتباط روشن بین فعالیتهای اصلی تجاری و منابع انسانی؛
طراحی ابزار برنامه‌ریزی که حمایتها و تسهیلات لازم برای توسعه منابع انسانی به وجود آورد.
عناصر الگوی برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی
فرایند استراتژیک؛
برنامه ها؛
فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی؛
فرایند استراتژیک
این جزء شامل تبیین و تعریف موقعیت راهبردی، اهداف و تصمیمات استراتژیک و تجزیه وتحلیل محیط داخلی و خارجی است. برای تعریف وضعیت استراتژیک بایستی عوامل داخلی و خارجی تعیین و تبیین گردد. اجزاء و عناصر این فرایند عبارتند از:
تصمیمات استراتژیک: ابزاری برای نیل به اهداف نهایی و استراتژیک موسسه هستند و اهداف استراتژیک همان مقاصد نهایی موسسه‌اند که کلیه عوامل در جهت دستیابی به آن فعالیت می‌کنند. مقصد استراتژیک به بخشهای وظیفه‌ای مختلف برای ارزیابی پیامدهای عملیاتی راهبردی کمک می‌کند.
تجزیه و تحلیل محیط داخلی: شامل تجزیه وتحلیل خرد از مسائل درون سازمانی، تعداد کارکنان، مهارتهای شغلی، ساختار سازمان، توانایی عرضه، سهام، فروش وغیره، تعریف و تبیین وضعیت منابع انسانی و طراحی برنامه ها برای نیل به اهداف است، آنچه که در این مرحله حساس به نظر می‌رسد تجزیه و تحلیل منابع انسانی موجود و پیش بینی منابع انسانی موردنیاز که عوامل متعددی از محیط درون سازمانی بر تصمیمات مدیریت اثر می گذارد ولی عمده ترین اثر را ویژگیهای کمی و کیفی منابع انسانی، فرهنگ سازمانی. ساختار سازمانی، مهارتهای شغلی هستند که باید مدنظر کارشناسان و مدیران برنامه‌ریزی منابع انسانی قرارگیرد.
تجزیه و تحلیل محیط خارجی: این جزء شامل شناسایی و تجزیه و تحلیل از عوامل کلیدی در محیط خارج موسسه است که تاثیر بالقوه بر مدیریت منابع انسانی سازمان دارد. تغییراتی که در تکنولوژی اقتصاد، بازار سرمایه، وضعیت آموزشی و فرهنگی، جمعیت شناسی و عوامل سیاسی صورت گیرد باید تاثیر آنها بر برنامه ها و خط مشی های منابع انسانی شناسایی گردد. و از این عوامل شرایط اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی، عرضه نیروی کار و توسعه تکنولوژی اثر چشمگیرتر و قابل لمس تری را از سایر شرایط در منابع انسانی دارد چرا که زندگی روزمره کارکنان سازمانها و امرار معاش آنان و همچنین شناخت فرهنگ افراد داوطلب استخدام در سازمانها و گزینش افراد همسو با فرهنگ سازمانی، استراتژی موثری در مدیریت منابع انسانی است، و از طرفی بازار کار و عرضه نیروی انسانی یک پدیده ملموس بویژه درکشورهای صنعتی مطرح شده است که در هر مقطع زمانی نوع بازار کار برای هر حرفه و تخصص تاثیر خاصی دارد.
تجزیه و تحلیل قوتها و ضعفها، فرصتها و تهدیدات (SWOT): این تجزیه و تحلیل براین منطق استوار است که استراتژی اثربخش، قوتها و فرصتها را حداکثر می کند درعین حال که ضعفها و تهدیدات آن را به حداقل می رساند. (14)فرصتها، موقعیتهای مطلوب در محیط موسسه است، عوامل کلیدی یکی از منابع فرصت تلقی می شود، شناخت بازار، تغییر در رقابت، تغییرات تکنولوژی و غیره برای موسسه فرصت به حساب می آید. تهدیدات بر وضعیتهای نامطلوب در محیط موسسه تاثیر عمده دارد. رشد بازار، قوانین و مقررات و غیره می تواند جزء تهدیدات باشد. قوتها، منابع، مهارتها یا مزایای دیگری نسبت به رقبا و نیازهای بازارهایی که موسسه در آنها کار می کند یا خواهدکرد. ضعفها، محدودیتها یا کمبودها در منابع، مهارتها و تواناییهایی است که مانع اثربخشی می شود، تجهیزات، منابع مالی، تواناییهای مدیریتی، بازاریابی می تواند منبع ضعف باشند.
برنامه‌ها
در این فرایند، استراتژی ها و خط مشی های منابع انسانی مشخص می شوند که چگونه یک شرکت کارکنانش را برای نیل به اهداف سازمانی اداره کند و چارچوبهای توسعه منابع انسانی ازطرق متعدد (آموزش، گردش شغلی، ارتقا و...) موردبررسی قرار گیرد و پیامدهای اقتصادی برنامه‌های شرکت و بهبود تولید و بازاریابی معین و اعلام می گردد.
فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی
این جزء شامل تجزیه وتحلیل خرد و کلان از متغیرهای موجود منابع انسانی، جو و فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی، کیفیت زندگی کاری، مهارتهای شغلی، سطح شایستگی، الگوبرداری از بهترینها، ارزیابی پیامدهای منابع انسانی، بررسی پیامدهای توسعه منابع انسانی، ابزارهای اندازه گیری توسعه منابع انسانی و اعمال اصلاحی است.