اجرای آموزش و بهینه سازی نیروی انسانی سبب می شود تا افراد بتوانند متناسب با تغییرات سازمانی و محیطی، به طور مؤثر فعالیتهایشان را ادامه داده و بر کارایی خود بیفزایند. بنابراین آموزش و بهینه سازی، کوشش مداوم و برنامه ریزی شده به وسیله مدیریت برای بهبود سطوح شایستگی کارکنان و عملکرد سازمانی است.
در گذشته چنین گمان می رفت که زمان آموختن با زمان کارکردن و زندگی کردن از هم جدا هستند و بنابراین برای آن ها آموزشی در خور توجه بود که پیش از آغاز کار به افراد داده می شد. بر اساس این گمان انسان برای زمانی می آموزد و سپس به زندگی و کار مولد و سودمند می پردازد و زمانی که کار و زندگی آغاز می شود، دیگر برای آموزش و پرورش جایی در خور توجه وجود ندارد. این اندیشه اکنون اعتبار ندارد و آموزش و پرورش با زیستن انسان همراه شده است. به نحوی که همه مردم برای همه وقت باید به آموختن بپردازند و از تازه های دانش بشری خود را تازه سازند و با نیرو و آگاهی بیشتر زندگی سودمند را دنبال کنند.
در حال حاضر آموزش ضمن خدمت کارکنان در سازمان های مختلف از جایگاه خاصی برخوردار است زیرا در چند دهه اخیر بیش از هر دوران دیگر در طول تاریخ بشری، علوم و تکنولوژی پیشرفت نموده است. این تحول و دگرگونی به حدی است که عصر حاضر را عصر نیم عمر اطلاعات نامیده اند. یعنی دورانی که در هر 5 سال، نیمی از اطلاعات بشری منسوخ گردیده و اطلاعات و دانش جدید جایگزین آن می گردد. به عنوان مثال دانش و اطلاعات پزشکی طی تمام تاریخ تا سال 2000 میلادی به اندازه سال 2000 تا سال 2005 بوده است یعنی طی 5 سال دانش پزشکی دو برابر شده است.
حدود نیمی از مشاغلی که امروز در بسیاری از کشورها می بینیم در پنجاه سال پیش، وجود نداشته است. تغییر چندباره فعالیت حرفه ای در طول عمرکاری، برای مردم روز به روز عادی تر می شود. این احتمال که فرد جوانی مهارتی را بیاموزد و آن را تا حدود سی سال کار خود بدون تغییر بنیادی ادامه دهد دیگر بسیار ضعیف، یا به کلی محال است.
در جامعه ای که به سرعت در حال دگرگونی است آموزش کارکنان نه تنها مطلوب است بلکه فعالیتی است که هر سازمانی باید برایش منابعی را در نظر بگیرد تا همواره منابع انسانی کارآمد و مطلعی دراختیار داشته باشد.
بررسی ها نشان داده است که آموزش کارکنان منجر به حفظ تداوم و بقای سازمان شده است. یک بررسی سه ساله در سنگاپور نشان داده است که 17 درصد شرکت های تجاری و صنعتی این کشور ورشکست شده اند در حالی که این نسبت در مورد شرکت هایی که برنامه آموزش کارکنان را انجام داده اند کمتر از 1 درصد بوده است. همچنین طبق آمار انجمن مدیریت آمریکا تا سال 2000 هفتاد و پنج درصد همه کارگران کنونی آن کشور نیاز به بازآموزی داشته اند. در کشور سوئد نیز برای پاسخگویی به چنین دگرگونی هایی سیاست فعال نگهداشتن نیروی انسانی را در پیش گرفته و سالانه 2 تا 3 درصد از تولید ویژه ملی خود را برای بازآموزی صاحبان مشاغل هزینه می کند. از این رو پندار سنتی که دوره کودکی، نوجوانی و جوانی را تنها برای آموختن می داند منسوخ گردیده و اکنون تنها با یادگیری پیوسته و پایدار می توان با دگرگونی های فن شناختی و سرشت اشتغال در جامعه متحول سازگار و همراه شد.
از پژوهش هایی که به عمل آمده است چنین به دست می آید که عمر سودمند دانش مهندسی فرهیختگان دانشکده مهندسی از آغاز به کار برابر شانزده ماه است. پس از این زمان آنان باید به آموزش های تکمیلی و ضمن خدمت روی آورند. در برخی از بنگاه های پژوهشی ارزش معتبر برای گواهینامه های علمی دانشگاهی تنها سه تا پنج سال است. هرگاه دارندگان این گواهینامه ها پس از سه تا پنج سال آموزش خود را دنبال نکنند از ارزش علمی آموزش های پیشین آنان کاسته خواهد شد. آموزش مداوم پزشکان شرط ادامه فعالیت حرفه ای آنان است.
آموزش همواره به عنوان وسیله ای مطمئن در جهت بهبود کیفیت عملکرد و حل مشکلات مدیریت مدنظر قرار می گیرد و فقدان آن نیز یکی از مسائل اساسی و حاد هر سازمان را تشکیل می دهد. بدین جهت به منظور تجهیز نیروی انسانی سازمان و بهینه سازی و بهره گیری هر چه مؤثرتر از این نیرو، بی شک آموزش یکی از مهم ترین و مؤثرترین تدابیر و عوامل برای بهبود امور سازمان به شمار می رود. لازم به تذکر است که آموزش یک وظیفه اساسی در سازمان ها و یک فرآیند مداوم و همیشگی است و موقت و تمام شدنی نیست. کارکنان در هر سطحی از سطوح سازمان، اعم از مشاغل ساده یا مشاغل پیچیده ـ مدیر یا زیردست ـ محتاج آموزش و یادگیری و کسب دانش و مهارت های جدید هستند و باید همواره برای بهتر انجام دادن کار خود از هر نوع که باشد، روش ها و اطلاعات جدیدی کسب نمایند و مضافاً اینکه هر وقت شغل کارکنان تغییر پیدا کند، لازم است اطلاعات و مهارت های جدیدی برای ابقای موفقیت آمیز وظایف شغل مربوطه را فرا بگیرد.
برنامه های آموزش کارکنان در یک سازمان می تواند نیاز به نیروی انسانی متخصص در آینده را نیز رفع کند و تضمینی برای حل مشکلات کارکنان باشد.
دلایل نیاز به آموزش کارکنان
با توجه به آنچه ذکر شد، می توان عواملی را که آموزش کارکنان را ضروری ساخته است، به قرار ذیل دسته بندی کرد:
شتاب فزاینده علوم بشری در تمام زمینه ها؛
پیشرفت روز افزون تکنولوژی؛
پیچیدگی سازمان به دلیل ماشینی شدن؛
تغییر شغل یا جابجایی شغلی؛
روابط انسانی و مشکلات انسانی؛
ارتقاء و ترفیع کارکنان؛
اصلاح عملکرد شغلی کارکنان تازه استخدام؛
بهره وری و کاهش حوادث کاری؛
نیازهای تخصصی و حرفه ای نیروی انسانی.
مهمترین مواردی که به عنوان مقاصد نسبتاً مشترک سازمان ها و نظام های مختلف در خصوص آموزش ضمن خدمت قابل ذکر است به شرح زیر است:
هماهنگ و همسو نمودن کارکنان با سازمان
این امر از یک سو برای تحقق اهداف سازمان و دستیابی به سیاست ها و خط مشی های تعیین شده برای مؤسسه دارای اهمیت است و از سوی دیگر پیشرفت شغلی و حرفه ای فرد در سازمان در گرو آگاهی وی از انتظارات مقامات مافوق و نحوه انجام تکالیف و مسئولیت های شغلی است.
افزایش رضایت شغلی و بهبود روحیه کارکنان
مسئله برانگیختن کارکنان برای انجام وظایف شغلی یکی از مهم ترین دل مشغولی های مدیران سازمان ها است. برای آنکه روحیه کارکنان تقویت شود و رضایت آنان از حرفه شان افزایش یابد، نظریات گوناگونی ارائه شده است. از جمله این نظریات، نظریه هرم سلسله مراتبی نیازهای مازلو است. از نقطه نظر وی، برطرف کردن نیازهای سطوح بالا نقش بسیار مهمی در انگیزش و فزونی رضایت شغلی افراد در جهت انجام وظایف شغلی دارد.
کاهش حوادث و ضایعات کاری
در بسیاری از مؤسسات، حوادث کاری عمدتاً به واسطه عدم آگاهی و مهارت کافی کارکنان رخ می دهد. این بیان خصوصاً در مورد کسانی که با ابزارها و تجهیزات حساس و توام با خطر در کارخانجات سروکار دارند، مصداق بیشتری دارد. علاوه بر حوادث مختلف که به واسطه فقدان مهارت و دانش افراد به وجود می آید، ضایعات کاری و افزایش هزینه های سازمان نیز از جمله نتایج نقصان دانش و توانایی نیروی انسانی در سازمان ها است. بنابراین ضرورت دارد با توجه به مسائل مطرح شده و همچنین عواقب آنها نظیر تنبیه، توبیخ، اخراج و… که عمدتاً به واسطه عدم آگاهی افراد از سیاست ها، انتظارات و توقعات سازمان و نیز عدم آشنائی با انجام بهینه وظایف و تکالیف شغلی است، آموزش ضمن خدمت به طور جدی مورد توجه سازمان ها قرار گیرد.
بهنگام سازی دانش و توانایی نیروی انسانی در سازمان
شالوده افزایش بهره وری در سازمان ها مستلزم تاکید بر نیروی انسانی از نظر کیفی و ممانعت از نابهنگام شدن افراد در حرفه شان است. بنا به تعریف، نابهنگامی در حرفه عبارت است از تقلیل کارآیی در انجام کار در طول زمان و بالاخره فقدان دانش یا مهارت نوین است. این مسئله باعث می شود که فرد به دلایل مختلف از لحاظ حرفه ای فرسوده شود و قادر به انجام وظایف و تکالیف سازمانی نباشد. اگر چه تمامی عوامل ایجادکننده نابهنگامی در حرفه را نمی توان از طریق آموزش برطرف ساخت، اما بدون شک آموزش ضمن خدمت کارکنان از طریق بهینه سازی و نوسازی دانش و توانایی افراد، نقش مهمی در بهنگام سازی آنان دارد.
کمک به تغییر و تحولات سازمانی
تغییر و تحولاتی که در محیط سازمان به وقوع میپیوندد، عمدتاً مستلزم آماده سازی پرسنل و نیروی انسانی است. نکته اساسی در ارتباط با تغییرات سازمانی، مقاومت کارکنان در مقابل آن است. کارکنان سازمان ها ممکن است به دلایل مختلفی نظیر دل مشغولی اطلاعاتی، نگرانی درباره موفقیت، مقام و وضعیت مالی خود در وضعیت جدید، نگرانی درباره ناتوانی در انجام وظایف، و دلایل متعدد دیگر در مقابل تغییرات مقاومت کنند. به این دلیل به غیر از تدابیر دیگر نظیر مشارکت کارکنان در برنامه ریزی تغییر و … آموزش و توجیه پرسنل نیز نقش بسیار مهمی را در موفقیت تغییرات ایفاء می نماید. بنابراین از جمله مهم ترین وظایف آموزش ضمن خدمت در سازمان ها، کمک به تغییرات سازمانی است.
انطباق با شرایط، اوضاع و احوال اجتماعی
تمامی سازمان های معاصر در محیطی فعالیت می کنند که از لحاظ فرهنگی دارای ارزش ها و ایدئولوژی ویژه ای هستند. موفقیت بسیاری از آنها در گرو شناخت این چگونگی اجتماعی و انطباق بهینه با آن است. محیط اجتماعی سازمان ها که می توان آنرا فراسیستم اجتماعی - در عین حال حوزه عمل و میدان فعالیت سازمان ها را تا حدود زیادی تعیین می نماید- دانست. بنابراین شناخت این فراسیستم و درک عمیق آن برای تمامی کارکنان سازمان ها خصوصاً مدیران و تصمیم گیرندگان سطوح عالی سازمان از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است.
تقویت روحیه همدلی و همکاری در بین کارکنان سازمان
در حقیقت توفیق سازمان در دستیابی به اهداف تعیین شده تا حد زیادی تابع فضای اعتماد و تفاهم متقابل در محیط کار، افزایش میزان همکاری کارکنان با یکدیگر، افزایش میزان همکاری کارکنان با سرپرستان و مدیران و مهم تر از همه ایجاد هماهنگی در نحوه انجام امور سازمان در واحدهای مختلف است. به نظر می رسد یکی از راه های ایجاد هماهنگی و همدلی، استفاده از آموزش های ضمن خدمت است که از یک سو زمینه تماس متقابل کارکنان با یکدیگر در محیط آموزشی را فراهم می سازد و از سوی دیگر و از طریق افزایش دانش و اطلاعات شغلی، برداشت ها و علایق حرفه ای تقریباً یکسانی را در آنها ایجاد می کند. آنچه قابل ذکر است این است که تاکید بر هر یک از اهداف نامبرده بر حسب شرایط و ویژگی های زمانی متفاوت خواهد بود. به این معنی که در شرایط خاص ممکن است بر برخی از این اهداف نسبت به سایر اهداف اهمیت بیشتری قائل شد.