ارتباطات سازمانی، همواره از مسائل مهم و مورد توجه در سازمانها بوده در حالی که با ظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه و در سازمانها به وجود آمده است.
امروزه محیط‌های کسب و کار با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، با نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها مواجه هستند
یکی از مهمترین الزاماتی که می توان به آن اشاره کرد سرعت نظارت مدیران سازمانها بر روند اموراست.
تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا کرده که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.
جالب این که بکارگیری سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر رایانه ها در فرآیندهای مدیریت، موجب تحولات بزرگی در این حوزه شده است.
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک کرده و این در حالی است که امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار گرفته به رغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص داده بود ، ولی هیچ گاه مورد بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته است.
تفکر ورود به عرصه تکنولوژی در زمینه اتوماسیون اداری درآغاز توسط واحد برنامه ریزی و اطلاعات مدیریت به مدیریت سازمان منطقه ویژه اقتصادی پتروشیمی پیشنهاد شد.
در پی این پیشنهاد و موافقت مدیریت با کلیات کار، پروژه وارد مرحله امکان سنجی شده وکارشناسان، اقدام به امکان سنجی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان منطقه ویژه اقتصادی پتروشیمی کردند و نتیجه کار، تهیه کتابچه ای جامع بود که در آن تمامی زیر ساختها پیش بینی شده بود.
در ادامه و جهت آغاز مرحله اجرایی این پروژه کارگروهی متشکل از روسای ادارات اداری، برنامه ریزی و اطلاعات مدیریت، مخابرات و سیستمهای الکترونیک، مهندسی و تنی چند از کارشناسان و صاحبنظران فن آوری اطلاعات و برنامه ریزی تشکیل شد.
این کارگروه با هدف بررسی و رایزنی و همچنین پیاده سازی بستر مناسب جهت استقرار سیستم در سازمان منطقه ویژه آغاز بکار کرد.
حبیب انصاری رئیس برنامه ریزی و اطلاعات مدیریت سازمان منطقه ویژه اقتصادی پتروشیمی در این زمینه گفت: پیش بینی های اولیه حاکی از این بود که این سیستم به لحاظ زمان و شرایط پیاده سازی همانند سایر سیستمهای اتوماسیون اداری شرکتهای مشابه پیاده سازی و اجرا خواهد شد اما شرایط به گونه ای دیگر رقم خورد.
وی ادامه داد: نتیجه پیش بینی های کارشناسی اولیه نشان می داد که این سیستم ابتدا باید به صورت آزمایشی در سطح یک اداره و با داشتن 25 کاربر اجرا شود ولی با رشد و توسعه دراین امر به مرور و با گذشت زمانی قریب به 6 ماه و پس از رفع مشکلات پیش رو، این سیستم رفته رفته برای کل سازمان مستقر شود.
رئیس برنامه ریزی و اطلاعات مدیریت سازمان منطقه ویژه با اشاره به فاکتورهای مثبت سازمان منطقه ویژه گفت: حمایتهای مدیریت ارشد سازمان منطقه ویژه اقتصادی پتروشیمی ، تلاش بی وقفه متخصصان و همچنین همکاری سایر کارکنان در سازمان منطقه ویژه، بسیاری از پیش فرضها را دچار تحول کرد و منجربه اجرایی شدن این فناوری نوین با شتاب باور نکردنی و حساب شده گردید و 200 کاربر در 3 مرحله و درمدت کمتر از یک ماه در سطح کل ادارات سازمان منطقه ویژه فعال شدند.
انصاری افزود: این در حالی است که دفاتر اصلی سازمان منطقه ویژه اقتصادی پتروشیمی به صورت غیر متمرکز در سطح 2600 هکتاری در منطقه ویژه اقتصادی پتروشیمی دارای چینش خاصی هستند و این چیدمان پیاده سازی سیستم را با دشواریهایی همراه کرده بود. علاوه بر آن دفاتر مختلفی چون اداره طرحهای ساختمانی، محل استقرار و اسکان مدیران در مهمانسرا و منازل سازمانی (در شهرک بعثت به فاصله 30 کیلومتر در منطقه) نیز به این سیستم مجهز شدند. همچنین دسترسی به سیستم اتوماسیون اداری ظرف مدت کوتاهی در اقصی نقاط کشور برای مدیران و مسئولینی که در ماموریت به سر می‌بردند فعال شد ه است.
انصاری در پایان ضمن اشاره به فراهم کردن سطح دسترسی گسترده این سیستم برای کارکنان به قدرت نامحدود عرصه فناوری اطلاعات تاکید کرد و گفت: پیاده سازی این امکانات در این سطح جز با بهره گیری از زیر ساختهای بسیار مناسب مخابراتی منطقه ویژه، توان متخصصان پرتلاش و حمایت و درک صحیح مدیران ارشد از پیاده سازی این چنین ساختارها، میسر نبود.
لازمه تغییر در هر حوزه ای، آموزش و فرهنگ سازی است و حرکت یک سازمان از نظام بوروکراسی به استفاده از فضای مجازی تحولی بزرگ که نیازمند صرف زمان، تلاش، دقت و همت فراوان جهت استقرار فرهنگ استفاده از این تکنولوژی است.
شیوه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان منطقه ویژه اقتصادی پتروشیمی از نظر سرعت و گستردگی یک نمونه خاص است و بدیهی است که کارهای خاص مشکلات خاصی را هم در پیش دارد ، در حال حاضر مراحل آزمایشی این سیستم با قدرت و موفقیت چشم گیر رو به اتمام است و استقرار نهایی این تکنولوژی بستری بسیار مناسب برای فراگیر شدن استفاده از این قیبل فن آوریها در همه سازمانهای کشور را فراهم میکند.
دست اندرکاران IT در سازمان منطقه ویژه بر این عقیده اند تکنولوژی اطلاعات یا همان IT، اقیانوسی گسترده است که هنوز قطره ای از آن را چشیده ایم و دل دادن به این اقیانوس مستلزم آن است که شناگران خوبی باشیم تا در این ورطه غرق نشویم و از غرق شدن نیز نهراسیم.